中小企業のテレワーク導入の課題とコツ!導入前に確認しておく項目
2018/10/31
中小企業がテレワークを始める際に、どの様な課題を解決したいのかまず整理します。
弊社ではテレワークを2016年から導入しており、課題や、実装に関する様々な問題点を改善してきました。
このように始めればもっとテレワーク導入がスムーズにいけたはず等々、
参考にしていただければと思います。
課題のよくあるパターン
①妊娠
②出産・育児
③介護
④ケガ
⑤自然災害
が挙げられます。
さらに付帯的な効果として
⑥採用力向上
⑦生産性向上（残業対策）
なども挙げられます。
まずは小さく始める
全社員にいきなり導入しても、現場が混乱するだけで上手く運用できません。
とにかく一人からでも良いので、自社にテレワークという働き方がマッチしているのか試してみるのがいいでしょう。
その次に、その方を中心に、その方のいる部署全体に広げます。
テレワークについて把握した人間がいることで、気軽に聞いたりできる環境を作ってあげることが大事です。
特にITスキルに差がある場合は、上記の方法が効率的にテレワークが浸透できます。
最初はシフトを組んで運用するのが良いでしょう。
④ケガ
⑤自然災害 などの予想できない事態に遭遇してもいきなり活用することはまず無理です。
いざという不測の事態に対応できる様に、普段からテレワークをスタッフ全員が使い慣れていることが重用です。
下準備
書類の電子化
よく、「うちの会社もテレワーク導入していますよ。」と言われる経営者の方がいます。
どのような運用をしているのか聞いてみますと、ある一定量の書類をバサッと渡して
「これを家でしてきて。」という内容だったりします。これはテレワークではなく「内職」です。
テレワークとは、会社と同じ業務を会社以外の場所でも実行できることを言います。
その為には最初のステップとして、書類の電子化をお薦めします。
PC（パソコン）の貸与
あとにも記載していますが、情報漏洩を防ぐためにも個人のPCでテレワークさせることはお薦めしません。
また個人のPCではウィルス感染も心配です。
サーバーへの接続（リモートVPN）
テレワークを導入する際に考えないといけないことが、情報漏洩です。
そこで、各端末から会社のサーバーにアクセスさせ、サーバー上で作業をしてもらうことが有効です。
サーバーの手前でセキュリティツールを導入することで、社内へのウィルスを防ぐこともできます。
ただ、それだけでは情報漏洩対策としては万全ではありません。
情報漏洩の8割が内部の人間による犯行ともいわれています。
ログ管理システム
情報漏洩に対して万全を期する上で導入をお薦めするのが、ログ管理システムです。
※ログとは？ https://ja.wikipedia.org/wiki/データログ
このシステムにより、個人に貸与したPCが日中どの様な業務を行っているのか、すべて丸わかりです。
この導入により、経営者の皆さまの不安の一つ「テレワークだと日中社員が本当に仕事しているのか管理できなくて不安だ」という心配を解消するだけでなく、作業の見える化が行えることで業務効率化のアドバイスを
行うこともできます。
また万が一情報漏洩が起こった際は、まず疑われるのはテレワークを実施している社員となりますので
社員側としても身の潔白を証明するツールとなります。
出退勤管理
会社に出勤することを考えると、打刻式のものにしろデジタル管理のものにしろ、本人が出退勤を行えますが
テレワークを導入すると打刻処理が出来ません。
小さくテレワークをスタートさせたタイミングでは、良くはありませんが代わりの人に押してもらったり自己申告制などで乗り切れなくもありません。ただ、会社としては決して良い管理方法とは言えませんので、クラウド型勤怠管理システムをお薦めします。